Come sono costruite le funzionalità principali, quali scelte tecniche abbiamo fatto e perché la struttura della piattaforma risponde alle esigenze reali degli amministratori.
Il nucleo della ripartizione spese è un motore di calcolo che applica le tabelle millesimali caricate dall'amministratore a ogni voce di spesa. Le tabelle possono essere multiple: una per le spese generali, una per il riscaldamento, una per l'ascensore e così via.
Ogni calcolo viene eseguito al momento dell'inserimento della spesa e produce un prospetto ripartitivo per ogni unità immobiliare. Il prospetto è esportabile in PDF e può essere allegato direttamente alla comunicazione ai condomini. Non ci sono arrotondamenti nascosti: il sistema mostra sempre il dettaglio centesimo per centesimo.
Le tabelle millesimali possono essere aggiornate in qualsiasi momento, ad esempio dopo una variazione catastale o una delibera assembleare. Il sistema mantiene uno storico delle versioni precedenti.
I dati di ogni condominio sono organizzati in un modello relazionale che separa le anagrafiche, le spese, i documenti e le comunicazioni. Questa struttura permette ricerche precise e report coerenti nel tempo.
Ogni sezione produce documenti esportabili: rendiconti annuali, prospetti millesimali, registri di manutenzione, elenchi scadenze. I formati supportati includono PDF e CSV per l'integrazione con altri strumenti.
Le notifiche vengono generate automaticamente per le scadenze fiscali, le manutenzioni programmate e le comunicazioni in attesa di risposta. Ogni notifica può essere configurata con anticipo variabile rispetto alla scadenza.
L'amministratore può creare profili con permessi differenziati per collaboratori di studio. Un collaboratore può avere accesso solo a determinati condomini o solo a certe funzioni, senza vedere l'intero portafoglio.
I dati che gestisci appartengono ai condomini. Trattarli con cura non è solo un obbligo normativo, è una questione di rispetto professionale.
La piattaforma è progettata per supportare il ruolo dell'amministratore come responsabile del trattamento. Include strumenti per la gestione delle richieste di accesso ai dati e per la documentazione del trattamento.
Accesso tramite autenticazione a due fattori. Le sessioni hanno durata limitata e vengono invalidate automaticamente dopo un periodo di inattività configurabile.
I dati vengono copiati su più server geograficamente distribuiti all'interno dell'Unione Europea. I backup giornalieri vengono conservati per un periodo definito e sono ripristinabili su richiesta.
Ogni azione significativa sulla piattaforma viene registrata in un log non modificabile: chi ha fatto cosa e quando. Utile in caso di contestazioni o verifiche da parte di autorità di controllo.
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